Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả: 5 nguyên tắc thực sự hoạt động

Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả: 5 nguyên tắc thực sự hoạt động

Rất ít thứ lãng phí thời gian, tiền bạc và năng lượng hơn một cuộc họp không hiệu quả.

Trong 10 năm qua, từ vị trí lập trình viên phần mềm đến lãnh đạo công nghệ, tôi đã dành vô số giờ cho các cuộc họp. Quá nhiều cuộc họp trong số đó kết thúc với câu hỏi, “Okay… vậy bây giờ chúng ta làm gì?” hoặc “Buổi họp rất tuyệt, nhưng không có gì được giải quyết cả.”

Theo thời gian, tôi bắt đầu nhận thấy các quy luật. Tôi đã nghiên cứu, thử nghiệm và học hỏi những gì thực sự giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn — cho bản thân tôi và cho đội nhóm của mình.

Dưới đây là năm nguyên tắc tôi đã học được qua nhiều năm và chúng đã liên tục giúp các cuộc họp của tôi hiệu quả hơn.

1. Bắt đầu bằng việc làm rõ chủ đề và quy tắc

Mọi cuộc họp hiệu quả đều bắt đầu bằng sự rõ ràng.

Tôi thích ghi nhớ ý tưởng này:

“Mọi cuộc trò chuyện đều là một cuộc đàm phán, và các điều khoản của cuộc trò chuyện đó phải được xác định rõ ràng.”

Ngay khi bắt đầu cuộc họp, hãy nêu rõ các chủ đề và quy tắc. Bạn có thể bắt đầu bằng một câu như:

*“Cảm ơn mọi người đã dành thời gian. Hôm nay chúng ta ở đây để thảo luận các chủ đề sau:

1. […]
2. […]
3. […] Xin vui lòng bám sát các chủ đề này. Nếu có vấn đề khác phát sinh, chúng ta sẽ cố gắng giải quyết chúng vào cuối buổi họp, nếu thời gian cho phép.”*

Bằng cách này, mọi người đều biết mục tiêu của cuộc họp và giới hạn của cuộc thảo luận. Nếu ai đó đi lạc đề, bất kỳ ai cũng có thể giơ tay và đưa cuộc trò chuyện trở lại. Vì quy tắc đã được thiết lập ngay từ đầu, sự ngắt lời này giống như một phần của quy trình — chứ không phải là một cuộc công kích cá nhân hay dấu hiệu của sự thiếu tôn trọng.

Chỉ riêng thói quen này đã có thể tiết kiệm một lượng thời gian đáng kinh ngạc.

2. Tập trung vào chương trình nghị sự

Một khi chương trình nghị sự đã rõ ràng, hãy bảo vệ nó.

Nếu cuộc họp bàn về chiến dịch marketing tháng tới, đừng sa đà vào các chủ đề không liên quan trừ khi chúng ảnh hưởng trực tiếp đến chiến dịch đó và cản trở tiến độ.

Khi ai đó bắt đầu đi lạc khỏi chủ đề, hãy tìm thời điểm thích hợp để đưa cuộc thảo luận trở lại. Đúng vậy, điều này có thể không thoải mái — đặc biệt là khi sếp của bạn đang nói. Nhưng nếu Nguyên tắc số 1 đã được áp dụng, việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Một câu đơn giản như thế này thường rất hiệu quả:

“Chúng ta có thể tạm gác chủ đề này và quay lại vào cuối buổi họp để không bị mất tập trung không ạ?”

Các cuộc họp tập trung thường ngắn hơn, thể hiện sự tôn trọng hơn và hiệu quả hơn rất nhiều.

3. Ghi chú đúng cách

Việc ghi chú có vẻ hiển nhiên, nhưng cách bạn ghi chú mới là điều quan trọng.

Luôn tự hỏi bản thân:

“Nếu tôi đọc lại những ghi chú này sau sáu tháng nữa, liệu tôi có hiểu chúng không?”

Một số hướng dẫn thực tế:

• Viết dưới dạng gạch đầu dòng, nhưng bao gồm đủ chi tiết để nắm bắt các quyết định quan trọng và các quy tắc quan trọng.
• Ghi lại tên, vai trò và phòng ban. Nếu có đối tác tham gia, hãy ghi chú cả công ty của họ. Điều này giúp bạn nhớ lại con người và bối cảnh sau này — bạn sẽ phải cảm ơn chính mình đấy.
• Ngày nay có những công cụ AI tuyệt vời có thể hỗ trợ các cuộc họp, chẳng hạn như read.ai và các công cụ khác. Hãy sử dụng chúng nếu chúng hữu ích — nhưng hãy luôn tự ghi chú cho riêng mình.

Mẹo cá nhân: Đối với hầu hết các cuộc họp quan trọng, tôi mở một tài liệu Google Drive trực tiếp từ sự kiện trên lịch của mình. Tôi sắp xếp các ghi chú theo ngày và chủ đề, giúp chúng dễ dàng tìm lại sau này.

4. Đừng chỉ nói “tôi hiểu” — hãy cho thấy bạn đã hiểu

Nói “Tôi hiểu” không phải lúc nào cũng có nghĩa là đã thống nhất.

Có thể có một khoảng cách đáng kể giữa những gì đội nhóm của bạn giải thích và những gì bạn thực sự hiểu. Khi khoảng cách đó không được chú ý, các vấn đề thường xuất hiện sau này — trong quá trình thực thi — khi việc khắc phục chúng tốn kém hơn nhiều.

Thay vì dừng lại ở câu “Tôi hiểu,” hãy lặp lại những gì bạn đã nghe bằng lời của chính mình và xác nhận lại với cả nhóm. Thói quen này tạo ra sự rõ ràng và ngăn chặn những hiểu lầm thầm lặng.

Ví dụ:

“Okay, nếu tôi hiểu đúng thì chúng ta sẽ chuyển đổi đối tác trong hai tháng tới. Để sẵn sàng, chúng ta cần chuẩn bị hệ thống cho việc chuyển đổi, đặc biệt là vì đối tác mới cung cấp các tích hợp linh hoạt. Có đúng không ạ?”

Thực hành đơn giản này giúp:

• Xác nhận sự thống nhất
• Phát hiện sớm những hiểu lầm
• Xây dựng lòng tin trong toàn đội

Hiểu không phải là thừa nhận — mà là xác nhận.

5. Xác định rõ các bước tiếp theo

Mọi cuộc họp nên có một kết quả rõ ràng. Hầu hết các cuộc họp không phải là điểm kết thúc của một quy trình — chúng là một bước ở giữa.

Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy luôn xem lại các bước tiếp theo. Đảm bảo mọi người đều biết:

• Cần làm gì
• Ai chịu trách nhiệm
• Khi nào hoàn thành

Ví dụ:

*“Trước khi kết thúc, chúng ta hãy xem lại các bước tiếp theo:

• Lucas sẽ xem xét layout mới trước thứ Sáu và thông báo cho đội nhóm khi sẵn sàng.
• Jhen sẽ lên lịch một cuộc họp tiếp theo để thảo luận về các chủ đề bổ sung đã được nêu ra hôm nay.”*

Không ai nên rời khỏi cuộc họp mà không chắc chắn về những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Lời kết

Kể từ khi áp dụng năm nguyên tắc này, các cuộc họp của tôi đã trở nên hiệu quả hơn một cách rõ rệt. Quan trọng nhất, mọi người không còn rời đi với sự băn khoăn về việc họ phải làm gì.

Mục tiêu của bài viết này là chia sẻ một bộ nhỏ các quy tắc đơn giản, thiết thực và thực sự hiệu quả. Liệt kê mười hoặc mười lăm nguyên tắc sẽ là vô nghĩa — khi bạn đọc đến nguyên tắc thứ mười, có lẽ bạn đã quên mất nguyên tắc thứ ba.

Hãy áp dụng năm nguyên tắc này trong cuộc họp tiếp theo của bạn, và sau đó quay lại đây để chia sẻ kết quả của bạn trong phần bình luận.

Hy vọng sớm gặp lại bạn.